Niniejszy regulamin określa zasady rekrutacji uczestników do projektu „Rozwój dialogu obywatelskiego wśród NGO z terenu Ściany Wschodniej” realizowanego w ramach programu Fundusze Europejskie dla Rozwoju Społecznego (FERS), Priorytet FERS.04.00, Działanie FERS.04.06.
§ 1. Postanowienia ogólne
1. Regulamin określa zasady rekrutacji i uczestnictwa w projekcie, w tym kryteria kwalifikacyjne, procedurę zgłoszeń, zasady selekcji oraz obowiązki uczestników.
2. Projekt realizowany jest w okresie od 01.10.2024 do 30.06.2026.
3. Organizatorami projektu są:
a) Fundacja Instytut Suwerennej,
b) Fundacja Scytia,
c) Fundacja Misji Obywatelskiej.
4. Projekt jest współfinansowany ze środków Unii Europejskiej.
§ 2. Grupa docelowa
1. Uczestnikami projektu mogą być przedstawiciele organizacji pozarządowych (NGO) działających w województwach podlaskim, lubelskim i podkarpackim.
2. Do udziału mogą zgłaszać się:
a) Członkowie zarządów NGO,
b) Pracownicy NGO,
c) Wolontariusze NGO.
3. Organizacje muszą działać w obszarach pożytku publicznego, takich jak:
– edukacja i kształcenie,
– włączenie społeczne,
– rynek pracy,
– ochrona zdrowia.
4. W projekcie weźmie udział minimum 200 osób (68 kobiet i 112 mężczyzn) reprezentujących minimum 50 organizacji pozarządowych.
5. W celu realizacji założeń zasady równości szans i niedyskryminacji, w tym dostępności dla osób z niepełnosprawnościami, proces rekrutacji uczestników i uczestniczek projektu będzie prowadzony w sposób, który umożliwi zgłoszenie specjalnych potrzeb.
§ 3. Kryteria kwalifikacyjne
1. Warunkiem uczestnictwa w projekcie jest spełnienie następujących kryteriów:
a) Przynależność do NGO spełniającego wymagania projektu,
b) Gotowość do aktywnego udziału w szkoleniach i innych formach wsparcia,
c) Złożenie wymaganych dokumentów zgłoszeniowych.
2. W przypadku dużej liczby zgłoszeń o zakwalifikowaniu decyduje kolejność zgłoszeń oraz zgodność z celami projektu.
§ 4. Procedura rekrutacji
1. Rekrutacja uczestników odbywa się w następujących etapach:
a) Ogłoszenie o naborze – publikacja informacji na stronach internetowych organizatorów i w mediach społecznościowych.
b) Złożenie zgłoszenia – kandydaci wypełniają formularz zgłoszeniowy i dostarczają wymagane dokumenty.
c) Rekrutacja do projektu prowadzona jest w następujących formach:
Online – poprzez formularz zgłoszeniowy dostępny na stronie internetowej projektu oraz za pośrednictwem poczty e-mail.
Stacjonarnie – w siedzibie Fundacji oraz u partnerów projektu, gdzie kandydaci mogą osobiście składać dokumenty zgłoszeniowe.
Telefonicznie – poprzez zgłoszenie chęci uczestnictwa w projekcie i potwierdzenie spełnienia kryteriów kwalifikacyjnych podczas rozmowy z rekruterem.
d) Weryfikacja zgłoszeń – sprawdzenie zgodności z kryteriami projektu.
d) Ogłoszenie wyników rekrutacji – lista zakwalifikowanych osób zostanie a drogą e-mailową.
2. Formularz zgłoszeniowy zawiera:
a) Dane osobowe kandydata,
b) Informacje o organizacji NGO,
c) Oświadczenie o zgodzie na przetwarzanie danych osobowych.
3. Rekrutacja będzie prowadzona w okresie pierwszych 12 miesięcy realizacji projektu.
4. W przypadku gdy zaproszona osoba nie potwierdzi we wskazanym terminie swojej obecności, nie będzie mogła uczestniczyć w szkoleniu. Wypełnienie Formularza służącego do gromadzenia danych osobowych uczestników projektu oraz Oświadczenia uczestnika/czki projektu jest dobrowolne, aczkolwiek odmowa jego podpisania jest równoznaczna z brakiem możliwości uczestnictwa w Projekcie.
§ 5. Obowiązki uczestników
1. Uczestnicy zobowiązani są do:
a) Aktywnego udziału w szkoleniach, webinarach i mentoringu,
- Każdy uczestnik projektu zobowiązany jest do przejścia kompletnej ścieżki wsparcia przewidzianej w ramach projektu, zgodnie z harmonogramem zajęć i działań określonym przez organizatorów.
- W przypadku nieusprawiedliwionych nieobecności lub nieukończenia ścieżki wsparcia z winy uczestnika, zobowiązany jest on do zwrotu kosztów związanych z jego udziałem w szkoleniu, w szczególności kosztów organizacyjnych, materiałów szkoleniowych oraz opłat za udział w zajęciach.
- Zwrot kosztów nie jest wymagany w przypadku usprawiedliwionej rezygnacji spowodowanej ważnymi przyczynami losowymi, zdrowotnymi lub zawodowymi, które zostały zgłoszone organizatorom w terminie określonym w regulaminie.
- Wysokość kosztów do zwrotu ustalana jest indywidualnie na podstawie poniesionych wydatków związanych z uczestnictwem danej osoby w projekcie.
- Organizatorzy mają prawo dochodzić zwrotu kosztów na drodze prawnej w przypadku nieuregulowania zobowiązań przez uczestnika w wyznaczonym terminie.
b) Przestrzegania zasad organizacyjnych projektu,
c) Wypełniania ankiet i testów kompetencyjnych.
§ 5a. Minimalna frekwencja i katalog wyjątkowych sytuacji
1. Uczestnik/czka zobowiązuje się do udziału w działaniach szkoleniowych przewidzianych w projekcie z zachowaniem minimalnego poziomu frekwencji wynoszącego 80% czasu wsparcia przypisanego do danej osoby.
2. W wyjątkowych sytuacjach, niezależnych od Uczestnika/czki i należycie udokumentowanych, dopuszcza się uznanie spełnienia warunku minimalnej frekwencji mimo nieosiągnięcia progu 80%, z zastrzeżeniem ust. 6–9 poniżej (w tym obowiązku uzupełnienia treści i weryfikacji efektów uczenia się).
3. Za „wyjątkowe sytuacje” uznaje się w szczególności:
a) nagłą chorobę Uczestnika/czki lub konieczność udzielenia pomocy osobie bliskiej (w tym hospitalizację, kwarantannę/izolację),
b) zdarzenia losowe o charakterze nagłym, w tym wypadek komunikacyjny, zdarzenie losowe w miejscu zamieszkania (np. awaria, zalanie, pożar),
c) śmierć lub ciężką chorobę członka rodziny/ osoby pozostającej we wspólnym gospodarstwie domowym oraz wynikającą z tego konieczność opieki lub udziału w czynnościach związanych z organizacją pochówku,
d) obowiązki wynikające z decyzji organu administracji publicznej lub wezwania urzędowego/sądowego, których nie dało się przewidzieć na etapie planowania udziału,
e) zdarzenia komunikacyjne uniemożliwiające dojazd do miejsca realizacji wsparcia (np. odwołanie połączeń, długotrwałe utrudnienia w ruchu) o ile Uczestnik/czka nie mógł/mogła im zapobiec,
f) szczególne obowiązki zawodowe o charakterze nagłym, których nie dało się przewidzieć (np. interwencja kryzysowa, zastępstwo awaryjne), jeżeli Uczestnik/czka uprawdopodobni ich wystąpienie,
g) inne zdarzenie o cechach siły wyższej lub okoliczności nagłe, niezależne od Uczestnika/czki, uniemożliwiające udział w formie stacjonarnej.
4. Skorzystanie z wyjątku wymaga złożenia przez Uczestnika/czkę wniosku o uznanie wyjątku w terminie 7 dni od ustania przyczyny nieobecności, wraz z krótkim opisem sytuacji i dokumentem uprawdopodobniającym jej wystąpienie (np. zaświadczenie lekarskie, karta informacyjna leczenia, oświadczenie, potwierdzenie zdarzenia/wezwania, itp.).
5. Decyzję o uznaniu sytuacji za wyjątkową i zastosowaniu wyjątku podejmuje Koordynator/ka projektu (lub wskazana osoba upoważniona) na podstawie przedstawionych informacji oraz danych z monitoringu frekwencji. Decyzja jest odnotowywana w dokumentacji projektowej Uczestnika/czki.
6. W przypadku zastosowania wyjątku, Uczestnik/czka ma obowiązek uzupełnienia treści merytorycznych w formie wskazanej przez Realizatora, w szczególności poprzez:
a) udział w zajęciach w trybie zdalnym (transmisja na żywo) – jeśli jest dostępna, lub
b) udział w szkoleniu uzupełniającym w innym terminie, lub
c) realizację równoważnego modułu materiałów dydaktycznych, w tym nagrań, prezentacji i ćwiczeń, wraz z potwierdzeniem zapoznania się z treścią.
7. Uzupełnienie treści merytorycznych, o którym mowa w ust. 6, jest potwierdzane dokumentacyjnie (np. logi z platformy, lista obecności online, potwierdzenie moderatora, test cząstkowy, karta uzupełnienia).
8. Zastosowanie wyjątku nie zwalnia Uczestnika/czki z obowiązku spełnienia warunków weryfikacji efektów uczenia się przewidzianych w projekcie, w tym przystąpienia do testu końcowego oraz uzyskania wymaganych progów, a także uzyskania pozytywnej oceny mentora, o ile dotyczy.
9. Łączny zakres obniżenia frekwencji może dotyczyć wyłącznie części zajęć, których Uczestnik/czka nie mógł/mogła zrealizować z przyczyn wskazanych w ust. 3, przy czym wyjątek nie może prowadzić do obejścia zasad projektu ani do nierzetelnego potwierdzenia nabycia kompetencji.
10. W przypadku braku złożenia wniosku, o którym mowa w ust. 4, lub odmowy uznania sytuacji za wyjątkową, nieobecności są traktowane jako nieusprawiedliwione i mogą skutkować brakiem możliwości potwierdzenia spełnienia warunku minimalnej frekwencji.
§ 6. Postanowienia końcowe
1. Regulamin wchodzi w życie z dniem ogłoszenia i obowiązuje przez cały okres realizacji projektu.
2. Organizatorzy zastrzegają sobie prawo do wprowadzenia zmian w regulaminie, o czym uczestnicy zostaną poinformowani drogą elektroniczną.
3. Wszelkie sprawy nieuregulowane niniejszym regulaminem rozstrzyga Koordynator Projektu.